Offre d’emploi – Chargé(e) de l’agence postale communale et de l’accueil mairie – Temps partiel (20h)
Suite à une mobilité interne au sein de la collectivité, la Mairie de Cepoy recherche une personne pour assurer le poste de chargé(e) de l’agence postale communale et de l’accueil de la mairie à pourvoir dès que possible.
Descriptif de l’emploi
- Assurer les services postaux, les services financiers de » dépannage » et les prestations associées à l’agence postale communale.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
- Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation.
Missions
1/ Activités et tâches principales du poste :
- Assurer les services postaux, les services financiers de » dépannage » et les prestations associées à l’agence postale communale.
- Gestion de l’ouverture et de la fermeture du site
- Accueil de la clientèle
- Assurer les services postaux : : Tout affranchissement manuel, Vente de timbres-poste à usage courant, Vente d’enveloppes et Prêt-à-Poster, Dépôt des objets y compris recommandés, Retrait des lettres et colis en instance, dépannage financier.
- Participation aux réunions ou événements de la structure
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels ainsi que les mails.
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer la commande des matériels et de bureautique.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation :
- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ». Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier.
- Afficher et diffuser l’information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
2/ Activités et tâches secondaires du poste :
- Assurer le remplacement de l’agent de gestion administrative en son absence sur certains domaines.
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
Profil recherché
- Compétences techniques à acquérir :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Connaître les procédures d’urgence (incendie, incident, malaises…).
- Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Être garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte) Avoir le sens de la diplomatie.
- Être organisé, rigoureux et méthodique.
- Être patient.
- Être discret (Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve)
- Être sérieux et efficace.
